应用文是实用性很强的文体，其写作过程中所使用的语言属于事务语体，具有准确性、简朴性、针对性与程式性等特点。尽管各类文种的语言也有明显区别，但在具体写作中，都应结合各文种的要求，做到准确、质朴、简明、得体，并不断在写作实践中积极地实践、探索、创新，才能熟练掌握应用文写作技能。
一、准确
(一)辨析词义，选对词语。
写作的主要工作之一就是找到这一个准确的名词、形容词、动词。西方有作家说，要表现一个事物，只有一个名词是准确的;要描绘一种状态，只有一个形容词是准确的;要说明一个动作，只有一个动词是准确的。这句话尤其适用于公文写作。在汉语中，有大量意义相同或相近的词汇，称为同义词或近义词。譬如，“优异”、“优秀”、“优良”粗看相近，细看则程度不同。“鼓舞”、“鼓动”、“煽动”从表面看并无差异，但感情色彩很不相同。因此，在应用写作中首先要做的是选择正确的词语表达。
(二)精确用语，确切无误。
叶圣陶先生曾说：公文必须写得一清二楚、十分明确、句稳词妥，通体通顺，让人家不折不扣地了解你说的是什么。在生活中我们会遇到这样的情况，有时一两个词句，就能把要说的意思清楚完整地表达出来;有时，说了很多话，却仍然说不清楚。人类创造的成熟的语言，是足以能够表达常规的思想和情感的，而应用写作，要求语言明确，使人一看就懂，一懂就可执行、答复或办理，不能模棱两可，不能有再创造的余地，不用或少用比喻，不用或少用具有描写性和感性色彩的词语，特别是公文写作中若有用语繁多但仍不明白意思的时候，大多是由于用语不精确，只好不断增加新的语句弥补，以致适得其反。例如《中华人民共和国宪法》第二章第45条：“国家和社会保障残废军人的生活，抚恤烈士家属，优待军人家属。”其中的“保障”、“抚恤”、“优待”表现出对三种人明确不同的政策。我国对台问题的一贯提法是“世界上只有一个中国，台湾是中国的一部分，中国的主权和领土完整不容分割”。2002年3月8日，朱镕基总理在《政府工作报告》中的提法是：“世界上只有一个中国，大陆和台湾同属一个中国，中国的主权和领土完整不容分割。”几个字的改动强调了两岸都是中国人，消除了“中共大、台湾小”的疑虑，有利于平等协商。
各行各业的应用文中有各种专业术语，作者应考虑受文对象，如果面对社会公众行文则必须用语通俗易懂、明白通晓。例如《中国金融》一篇名为“信用是扩大积累的有力杠杆”的文章中，这样解释财政资金与信贷资金：“从财政学的观点来说，财政的钱只能一个顶一个用……决不能把拨给张三的钱交给李四支配，反之亦同。信贷资金则不同，张三把一笔钱存入银行……银行把这笔资金贷给李四，李四就取得了对这笔资金的支配权;李四归还贷款后，银行又可以把这笔资金的支配权交给第三者，如此等等。”一个专业的问题就这样用通俗的语言表述出来了。
(三)活用文言词语。
公文语言的模式化及程式化，是源于对文言词语的继承问题，文言词语在很多时候比现代汉语更精练。例如“来函收悉”四个字，要换成现代汉语为“来信收到，内容尽知”，文字多了一倍，意思却一点也没增加。要换成真正的白话文则为“你们的来信我们收到了，其中的内容经过阅读都已明白了”，意思不变可看上去却大煞风景。
二、质朴
(一)开门见山，自然质朴。
公文语言的基本风格是庄重而朴实。毛泽东的《反对党八股》中曾说：“我们‘生造’的东西太多了，总之是‘谁也不懂’。”我们熟知的文学作品属形象思维范畴，主要“以情动人”;论文写作属逻辑思维范畴，是“以理服人”，语言上特别重视语法、逻辑和专业术语的准确;应用文是一种处理公私事务的工具，是用来说明事实、解决实际问题的，侧重于“以事告人”，语言最忌华丽、造作，要求朴实无华、开门见山。例如在述职报告中就写“该干什么、干了什么、干得怎么样”，直陈直述，不论述、不夸张、不掩饰、不虚构。叶圣陶先生在谈公文写作时说：“公文必须写得一清二楚、十分明确，句稳词妥，通体通顺，让人家不折不扣地了解你说的是什么。”例如我国《现金管理条例》第一条是：“为了改善现金管理，促进商品生产和流通，加强对社会经济活动的监督制定本条例。”直接了断地回答了制定条例的目的。
(二)遵循管理，约定俗成。
一般说“文无定法”，但写作应用文应当遵循惯例，结构相对稳定，格式相对固定，使用习惯的语言。标题、开头、结尾、转折过渡采用习惯的用语。例如，公文中的“请示”的正文采取三段式，为“请示缘由、请示事项和请示结尾”，“请示缘由”是文章重点。法律文书结构一般为“断—事—析”三段，即第一段写根据事实得出诉讼请求和结论，第二段写引起法律纠纷的事实，第三段写以某种法律条文为依据，对所述事实进行透彻分析。再如公文标题语95%以上是“关于……”介宾短语;复函的引语常用“……来函收悉”;报告的结尾多用“特此报告”。
三、简明
(一)言简意赅，文约事丰。
“简”本来是战国至魏、晋时代的书写材料，是削制成的狭长竹片或木片。由于这种书写材料制作的困难，就要求作者言简意赅，尽量争取以少的文字，融进多的意思。“练”指把丝麻或布帛煮得柔软洁白，这里要求把文字写明白。
应用文写得简练是提高办事效率的需要，是高速传递信息的需要，也是朴实、明确在“文字量”上的体现。列宁曾说：“写报告、文件要像电报那样写得简短。”应用文写作中要反复锤炼语言，毫不可惜地删去那些可有可无的字、词、句、段。
(二)巧用短句，以短制胜。
著名作家老舍说，他写文章，总喜欢写短句子，七八个字一句，十个字左右一句。其名篇《济南的冬天》中，超过11个字的句子只有6句，超过14个字的句子只有两句。公文要做到简练，不妨学学老舍先生。再如美国总统原来签署命令是这样开头的：“我秉承合众国宪法和法律所赋予合众国总统的权力，兹发布命令……”自卡特当总统始，把签署命令的开头改为：“我作为合众国总统命令……”27个字简化为10个字。从北京三次申奥口号不同，更体现了简练的特征。1991年申奥口号共7条107字;1992年申奥口号为6条67字;2000年申奥口号仅2条18字。第一条是“新北京、新奥运”仅两个短语，第二条是“绿色奥运、科技奥运、人文奥运”三个短语，两条口号鲜明地表现出北京申奥的新理念。
四、得体
(一)活用语言，感染读者。
应用文中有一些文种如调查报告、总结等，在写作中也可以用生动活泼的语言表达事理、吸引读者、感染读者。例如：1983年《人民日报》的新春献词标题为《恭喜发“才”》。这个标题巧妙地采用了“谐音”的修辞手法，把人们习以为常的“财”字换成“才”字，把当时国家百废待兴、求才若渴的局面鲜活地体现出来了。1993年一名作者对安徽凤阳县小企业经营状况进行调查，写出了《一个小厂崛起的启示》的调查报告，在这个调查报告中作者总结凤阳县对发展小企业的经验是“五借”，即“借鸡下蛋、借巢引凤、借花献佛、借船出海、借题发挥”。采用这样的形象生动的语言归纳总结，读者倍感亲切。
(二)注重语境，尊重受众。
语言的运用要与语言环境保持和谐一致，恰如其分。传统的应用文教学中，大多只重视文体，教师不厌其烦地讲范本，把各种文体，以至公文各文种的写作特点、结构、格式要求逐一讲授，认为学生掌握这些就会写作了，应用文虽然有一套约定俗成的程式化用语，但不能生搬硬套，实际教学中，学生尽管掌握了基本写作格式，但写出的文章存在分寸把握不当，不看场合任意用语，不看对象缺乏基本的谦逊等问题。应用性文章在特定的历史条件下和社会文化及工作交际背景下，语言是有明显差别的。在写作中我们应该看准对象，把握分寸;适应场合，恰当用语;注意遣词，谦敬恰当;把握语体，用语准确;认清问题，注意差别。
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